В избранном  

Совет на тему 6 способов начать письмо и 6, которых следу...

 
ВРАКИ.НЕТ
ВРАКИ.НЕТ $$$
г. Москва
Аватар пользователя
Dasha
 
31.05.2022
   0

6 способов начать письмо и 6, которых следует избегать

В течение дня входящие и исходящие электронные письма переполняют почтовые ящики. По данным Campaign Monitor, платформы для маркетинга электронной почты, среднестатистический человек отправляет и получает 121 деловое и потребительское электронное письмо в день. Однако не все эти сообщения читаются, или читаются от начала до конца.

Чтобы привлечь внимание получателя, вам необходимо составить целенаправленное приветствие и вступительное предложение. Вот более подробная информация о том, как профессионально и эффективно начать электронное письмо.

Почему важны привлекательные вступления в электронных письмах?

Сильное вступление к письму побуждает читателя продолжить сканирование основной части сообщения. Лучшие электронные письма содержат увлекательное приветствие и вступительное предложение, которое обеспечивает интерес и заинтересованность получателя. В идеале, захватывающее вступление в конечном итоге побуждает читателя к действию. 

Продуманное вступительное предложение полезно, когда вы просите получателей:

- Перейти по ссылке
- Ответить на вопрос
- Принять участие в опросе
- Дать дополнительные разъяснения
- Ознакомиться с документом или другой информацией
- Оказать поддержку по вопросам бизнеса
- Убедительная вступительная часть задает тон всему сообщению. Она также может побудить получателей уделить больше времени сообщению и помочь вашему письму избежать страшной "мусорной корзины".

6 сильных способов начать электронное письмо

Ниже приведен список приветствий и вступительных фраз, которые позволяют не упустить время получателей.

Подходящие приветствия

1 Уважаемый [имя]

Это приветствие по электронной почте является подходящим приветствием для официальной переписки по электронной почте. Оно обычно используется в сопроводительных письмах, официальных деловых письмах и других сообщениях, когда вы хотите выразить уважение к получателю.

Хотя такие обращения, как "мистер" и "миссис", когда-то были общепринятыми, они рискуют привести к неправильному определению или ошибочному предположению о семейном положении читателя. Вместо этого используйте "Дорогой Сэм" или "Дорогой Сэм Барни".

2 Привет или Здравствуйте

Что касается приветствий по электронной почте, то неформальное "Привет", за которым следует запятая, вполне приемлемо в большинстве сообщений, связанных с работой. Если вы предпочитаете более формальный тон, воспользуйтесь приветствием "Привет". 

Хотя это приветствие считается неформальным, оно также передает прямой и дружелюбный тон.

3 Привет всем, Привет команде или Привет команде [название отдела].

При написании электронного сообщения для двух или более человек у вас есть несколько вариантов. "Привет всем", "Привет команде" или "Привет команде [название отдела]" - это неформальные, но профессиональные способы приветствия группы людей.

Они также позволяют избежать гендерно-специфических обращений к группе, таких как "Привет, парни", "Привет, дамы" или "Джентльмены", которые могут неточно описывать получателей.

4. Увлекательные вступительные предложения в электронных письмах

Надеюсь, ваша неделя проходит хорошо или Надеюсь, вы хорошо провели выходные.
Это эффективные вступительные предложения, поскольку они в первую очередь выражают признательность читателю и помогают установить контакт с коллегой, которого вы уже знаете или с которым хотите наладить дружеские рабочие отношения. 

5 Я обращаюсь к вам по поводу... 

Начинать письмо с фразы "Я обращаюсь по поводу ... " является вежливым и прямым и уточняет цель письма. В условиях, когда за один рабочий день передаются сотни электронных сообщений, такой подход показывает, что вы бережно относитесь к времени получателя, переходя сразу к делу.

Изложение своих намерений также позволяет избежать недопонимания или путаницы относительно того, что вам нужно от читателя. 

6 Спасибо за... 

Выражение благодарности - это еще один способ поставить читателя на первое место. Если письмо вы пишете в ответ на письмо или действие получателя, признание этого в самом начале способствует укреплению товарищества на рабочем месте.

6 способов не начинать электронное письмо

Приведенные ниже приветствия и вступительные предложения несут в себе жесткий тон, а в некоторых случаях предполагают небрежный подход. Если ваша цель - показаться искренним и внимательным, то лучше избегать этих фраз. 

Приветствия, которых следует избегать

1 Кому это может быть интересно

Хотя фраза "Кому это касается" кажется профессиональным приветствием, она безлична и слишком часто используется. Это говорит о том, что вы не позаботились о том, чтобы уточнить, кто ваш адресат и относится ли к нему ваше сообщение.

Это также относится к приветствию по электронной почте "Уважаемый сэр или мадам". В этом случае гендерно-бинарное приветствие устарело и может считаться неинклюзивным.

2 Привет [неправильно написанное имя]

При использовании имени получателя в приветствии по электронной почте убедитесь, что вы использовали правильное написание. Опечатки случаются, но неправильное написание имени человека является тревожным сигналом, свидетельствующим о том, что вы написали свое сообщение без должной тщательности и внимания к деталям.

3 Уважаемый [ВВЕДИТЕ ИМЯ ЗДЕСЬ]

Следует избегать неправильного написания имени получателя в приветствии по электронной почте, как и другой ошибки в приветствии: забыв вписать его имя в заранее написанный шаблон.

Использование шаблона электронного письма без какой-либо персонализации в надежде привлечь читателя, скорее всего, будет неэффективным. Если вы вынуждены использовать шаблонное сообщение для повышения эффективности, всегда проверяйте, заменили ли вы все пробелы в приветствии на правильно написанное имя получателя.

Вступительные предложения, которых следует избегать

4 Не могли бы вы оказать мне услугу?

Когда вы не знаете получателя и пишете ему впервые, вступительное предложение типа "Не могли бы вы оказать мне услугу?" может показаться резким и иметь корыстный тон. 

Вместо этого, подумайте над вступительным предложением письма, в котором кратко объясняется проблема, которую вы надеетесь решить с их помощью, например, "Я обращаюсь к вам по поводу...".

5 Я знаю, что вы заняты, но... 

Такое вступление к письму в лучшем случае предполагает, что читателю дорого его время. В худшем случае оно предполагает, что вы знаете об этом факте, но, тем не менее, заслуживаете их внимания. 

Независимо от ваших отношений с читателем, избегайте этого вводного предложения и вместо этого кратко объясните, почему вы обращаетесь именно к нему.

6 Позвольте представиться

Эта вступительная фраза обычно используется при первом обращении к адресату. Начать письмо со слов "Позвольте представиться" - это все равно что рассказать о себе. Вы бы сказали это вслух кому-нибудь? Это звучит декларативно, но в итоге вы теряете время. Вместо этого переходите к делу.

Дополнительные советы по созданию увлекательного вступления к электронному письму

Знайте свою аудиторию. Приветствие по электронной почте и вступительное предложение вашего сообщения должны отражать отношения, которые вы поддерживаете с аудиторией. Подумайте, для кого вы пишете - для клиента, руководства высшего звена, профессионального знакомого или близкого коллеги. 
Четко сформулируйте цель. Если цель вашего письма неясна, это может привести читателя в замешательство или разочарование. Чтобы не упустить этот важный фактор, попробуйте включить цель вашего письма во вступительное предложение.
Используйте онлайн-инструмент. Попасть в нужный тон, соответствующий вашей аудитории и действию, которое вы хотите, чтобы она совершила, может быть непросто. Детектор тона Grammarly поможет вам обнаружить места, которые не соответствуют задуманному тону.
6 способов начать письмо и 6, которых следует избегать
6 способов начать письмо и 6, которых следует избегать
 
Добавить комментарий
   0
 
51