В избранном  

Статья на тему 6 шагов к тому, чтобы ваши письма были кор...

 
ВРАКИ.НЕТ
ВРАКИ.НЕТ $$$
г. Москва
Аватар пользователя
Dasha
 
27.05.2022
   0

6 шагов к тому, чтобы ваши письма были короткими и точными

За последние годы методы работы сильно изменились, но одна константа остается неизменной: Электронная почта по-прежнему является для многих стандартным способом общения. Написать хорошее электронное письмо может быть непросто, особенно в профессиональной среде. Неплохо бы знать некоторые неписаные правила профессионального общения по электронной почте, чтобы вы могли четко и эффективно донести свою мысль.

Одно из ключевых правил для работающих профессионалов: Будьте кратки.

Ниже мы поговорим о том, почему короткие электронные письма обычно лучше, а также о полезных советах, как сделать ваши сообщения краткими, профессиональными и эффективными.

Почему лучше всего использовать короткие электронные письма?

В колледже и аспирантуре нормой являются объемные, глубокие статьи, в которых передается плотная информация для аудитории, которая планирует прочитать текст от начала до конца. Но в профессиональном мире ожидается, что информация будет передаваться быстрее. На самом деле, длинные рабочие электронные письма могут затянуть процесс и оставить ваши сообщения в папке "Входящие" в ожидании ответа.

Проще говоря, кто захочет погружаться в длинное письмо, когда у него уже есть куча других сообщений, которые нужно успеть до 17:00?

С другой стороны, лаконичные электронные письма имеют ряд преимуществ:

- Они облегчают быстрый ответ.
- Они могут увеличить количество ответов.
- Они могут сократить общее время ответа.

Для контекста, около 40 процентов электронных писем просматриваются на мобильных устройствах, поэтому при написании письма следует учитывать этот факт. В идеале ваше сообщение должно быть достаточно коротким, чтобы поместиться на экране мобильного устройства без необходимости прокрутки, быстро переходить к сути и удерживать внимание читателя. Количество слов от 80 до 100 слов идеально подходит для того, чтобы заинтересовать читателя, независимо от используемого им устройства.

Однако в правиле "коротко - значит хорошо" есть оговорка: Не переусердствуйте. В конце концов, кто не получал письмо из двух предложений, которое кажется отрывистым и безличным? В данном случае это не цель. Напротив, нужно сохранить вежливость и в то же время донести свою мысль, поэтому, вероятно, не стоит опускаться ниже 80 слов, если вы не знаете, что получатель не примет это на свой счет.
 

6 шагов, чтобы ваши электронные письма были короткими

Эти советы помогут вам оптимизировать ваши электронные письма без потери индивидуальности:

1 Пишите с учетом цели

У каждого электронного письма должна быть цель, будь то получение результата к сроку, просьба к руководителю одобрить вашу новую идею проекта или просто отправка квартального отчета. Главное - не забывать об этой цели, когда вы начинаете писать. Это поможет вам придерживаться сути и избегать касательных, что сократит общий объем письма. Это также ускорит процесс написания, корректуры и редактирования. Помните, что для ясности и краткости в каждом письме должна быть только одна цель.

2 Ищите повторы

В зависимости от вашего стиля письма, вы можете повторяться в сообщениях, особенно если вы используете метод "потока сознания". Критический взгляд на повторяющуюся информацию поможет вам сократить ее и избежать дублирования.

Аналогичным образом, стоит обратить внимание на многословие, которое может возникнуть, если вы любите писать, используя пассивный залог. 

3 Переоцените светскую беседу

Именно здесь могут возникнуть сложности - вы хотите быть индивидуальным, но не хотите добавлять в письмо ненужный пух. Светская беседа может попасть в последнюю категорию, и это может быть клише. Присмотритесь к любезностям и спросите себя, так ли они необходимы. Обычно лучше ограничить светскую беседу одним-двумя предложениями в каждом письме.

4 Избавьтесь от ненужных слов-заполнителей

Вы можете использовать много слов и фраз для заполнения. Это может быть способом защитить себя от возможной обратной реакции или убедиться, что вы не выглядите требовательным или нетерпеливым, но слова-заполнители обычно не нужны и могут заставить вас звучать неуверенно или неуверенно в своей просьбе. Отказ от лишних слов и фраз поможет упорядочить ваши электронные письма и сохранить профессиональный уровень. Кроме того, ваше сообщение не потеряет своей сути.

Вот несколько распространенных слов и фраз, на которые следует обратить внимание:

- По существу
- По существу
- Просто
- Очень
- Действительно
- Я думаю
- Я имею в виду
- Вроде того.
- Не беспокоюсь
- Не стоит и говорить.
- Само собой разумеется.
- В конце дня
- Как вы знаете

5 Используйте преимущества форматирования

Форматирование может быть мощным инструментом, особенно когда речь идет о том, чтобы быстрее донести свою мысль. Например, использование буллитов для выделения ключевой информации или выделение жирным шрифтом наиболее важной части письма (например, призыва к действию, или CTA) может помочь направить взгляд читателя и облегчить ему понимание того, что является наиболее важным. Это также разбивает большие блоки текста и делает ваше письмо более удобным для сканирования. Это особенно полезно, если вам обязательно нужно включить в письмо контекстную информацию.

6 Включите четкий призыв к действию

Призывы к действию облегчают получение нужных результатов и достижение цели. Включите такие аспекты, как:
Желаемое действие (например, "Сообщите мне, можете ли вы это сделать" или "Свяжитесь с X").
Метод действия (например, электронная почта, Slack или личная встреча).
Другие ключевые контакты, которых следует подключить, если это необходимо.

Крайний срок

Помните, что умение писать коротко - это навык, который требует времени для развития, но с практикой он становится легче, а поскольку этикет электронной почты хотя бы частично зависит от наблюдения за стилем и методами других людей, ваши коллеги могут даже взять пример с ваших писем, что сэкономит и ваше время. В любом случае, они оценят ваши усилия, и вам будет легче получить нужные ответы.
6 шагов к тому, чтобы ваши письма были короткими и точными
6 шагов к тому, чтобы ваши письма были короткими и точными
 
Добавить комментарий
   0
 
51